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快速完成工作的50個(gè)技巧
2012-07-21 15:55:14 閱讀量：272 來(lái)源：天臺(tái)人才網(wǎng) 作者：天臺(tái)人才網(wǎng)
如果你還在為工作效率低而煩惱，如果你還沒(méi)有更好的提高工作效率的辦法，請(qǐng)把以下50個(gè)實(shí)用提高工作效率技巧收下吧！
　　
　　1、最重要的事情：
　　
　　在每天早上（或者是前一天晚上），重點(diǎn)列出今天要做3件或者4件最重要的事情，先完成這些。即使你除開(kāi)這些重要事項(xiàng)就沒(méi)有完成其他的事，但還是度過(guò)了非常有成效的一天。
　　
　　2、大家伙：
　　
　　就是你一直都在做的大項(xiàng)目。每天或每周專門給他留出時(shí)間來(lái)做，一步步完成。
　　
　　3、清空收件箱：
　　
　　一收到郵件就決定如何處理。如果是需要你做一些動(dòng)作的話，要么做，要么加入待辦事項(xiàng)，要么刪除，要么存檔；如果只是供你參考的郵件，就把他存檔吧。清空你的收件箱。
　　
　　4、早起：
　　
　　在別人支配你的時(shí)間之前，早起一個(gè)小時(shí)就等于是一天多了極富成效的一小時(shí)。
　　
　　5、一進(jìn)一出：
　　
　　通過(guò)替代原則來(lái)避免混亂。每次買了新的東西，就丟掉（或捐掉）舊的。例如：你買了一條新的裙子，然后丟掉一條舊的。（類似還有“一進(jìn)兩出”，當(dāng)你感覺(jué)到你快被你的東西淹沒(méi)時(shí)，這條原則非常有用）
　　
　　6、頭腦風(fēng)暴：
　　
　　天馬行空的想象。很多人都采取這樣的思維線路：以你正在想的事情（可能是你亟待解決的問(wèn)題，或是你想描述的一個(gè)主題，等等）為起始點(diǎn)，然后隨手寫下你頭腦中的任何想法，再擴(kuò)展到每個(gè)想法的副主題以及副主題的副主題。不用擔(dān)心這些想法是好是壞，你也不需要在這個(gè)想法下一直堅(jiān)持下去，只是為了把他們從你的頭腦里面騰出來(lái)。過(guò)陣之后，你自己都會(huì)驚訝于你有多少創(chuàng)意點(diǎn)子。
　　
　　7、隨時(shí)記錄：
　　
　　隨身攜帶可記錄的東西－筆和紙，掌上電腦，一疊卡片。捕捉你頭腦中閃過(guò)的每一個(gè)想法無(wú)論是對(duì)你可能從事的項(xiàng)目的一個(gè)想法，或是你需要敲定的一個(gè)約會(huì)，再或者是你下次去商店要購(gòu)買的東西，任何事情。經(jīng)常拿出來(lái)看看，然后逐個(gè)歸類到待辦事項(xiàng)，存檔，日志簿，等等。
　　
　　8、多睡會(huì)兒：
　　
　　睡眠對(duì)健康、學(xué)習(xí)、敏感度都很重要。研究發(fā)現(xiàn)，身體經(jīng)歷一個(gè)完整的睡眠周期需要90分鐘，所以打盹兒如果少于那段時(shí)間的話就沒(méi)有睡覺(jué)的效果（雖然它的確讓你感覺(jué)好點(diǎn)）。每晚至少睡到八個(gè)小時(shí)。學(xué)著把睡覺(jué)當(dāng)成是樂(lè)趣，而不是一個(gè)必須的麻煩或是奢侈。
　　
　　9、（10+2）*5：
　　
　　10分鐘、10分鐘迅速的工作，中間休息兩分鐘，用上計(jì)時(shí)器，每小時(shí)這樣做五次，讓你始終集中在工作上而不會(huì)讓你精疲力盡。把休息的兩分鐘用來(lái)喝口水，去去洗手間，或是看會(huì)兒窗外。
　　
　　10、SMAET目標(biāo)：
　　
　　一個(gè)名字用來(lái)描述制定、達(dá)到你的目標(biāo)，并避免設(shè)定一些不實(shí)在的目標(biāo)。SMAET代表的是：明確的，可測(cè)量的，可達(dá)到的，現(xiàn)實(shí)的，適時(shí)的。
　　
　　11、SUCCES：
　　
　　從Chip Heath 和 Dan Heath的書——《讓創(chuàng)意更有粘性》當(dāng)中，SUCCES就是一系列的特征讓你的點(diǎn)子被人記?。ㄓ姓承裕哼@些有粘性的點(diǎn)子既是簡(jiǎn)單的、出乎意料的、具體的、可信的，充滿情感故事。
　　
　　12、先吞下青蛙：
　　
　　最先做你最不愿意的事情。常言道，如果你的一天是以吃青蛙來(lái)開(kāi)始的，那么你這一天不可能更糟糕了。
　　
　　13、80/20準(zhǔn)則：
　　
　　總的說(shuō)來(lái)，這個(gè)準(zhǔn)則說(shuō)的就是大部分的成就來(lái)源于小部分的實(shí)際工作，反過(guò)來(lái)說(shuō)就是，我們大部分的精力花費(fèi)在那些不是很重要的事情上。找出你工作最關(guān)鍵的部分，盡可能地把你的精力放在那上面。
　　
　　14、下一步是什么？
　　
　　不要試圖計(jì)劃項(xiàng)目中的每件事情，集中精力在緊挨著的下一步。通常情況下，下一步的小事情就會(huì)將我們引導(dǎo)到另一步，然后再另一步，直到我們把他完成或是遇到阻礙停下來(lái)，這時(shí)我們就需要更多的信息，或者需要其他人的加入，或者其他的。盡量具體、清晰：你自己不能“安裝有線電視”，你能做的是“打電話給安裝公司，要他們來(lái)給你安裝”。
　　
　　15、秘訣：
　　
　　沒(méi)有秘訣。
　　
　　16、放慢點(diǎn)：
　　
　　給自己留出時(shí)間。吃慢點(diǎn)，享受一個(gè)懶洋洋的周末。悠閑的做事，保持快節(jié)奏的工作與生活的平衡。
　　
　　17、時(shí)間搏擊：
　　
　　每天安排一段時(shí)間來(lái)處理一個(gè)工作。在這段時(shí)間中注意力完全集中在這件事情上面。不要一直擔(dān)心是否能夠完成，只需給與這項(xiàng)工作全部的關(guān)注。（類似的說(shuō)法還有“固定目標(biāo)”，例如，在起床之前必須寫出1000字，或是必須完成10條命令，或者其他。）
　　
　　18、批處理：
　　
　　把類似的工作放到一起來(lái)做。例如：不要整天都在處理那些不時(shí)出現(xiàn)的郵件，而是用專門一小時(shí)來(lái)瀏覽你的收件箱以及回郵件。同樣的方法來(lái)處理留言、電話、回信、存檔等等一切日常、重復(fù)的工作。
　　
　　19、劃分象限：
　　
　　用來(lái)區(qū)分優(yōu)先級(jí)次的一個(gè)系統(tǒng)。兩個(gè)軸，一個(gè)代表重要性，一個(gè)代表緊急程度，二者相交。所有的任務(wù)都?xì)w類到四個(gè)象限中的其中一個(gè)：不重要，不緊急；不重要，但緊急；重要，不緊急；重要，且緊急。去掉那些既不重要也不緊急的事情，推遲那些不重要但緊急的事情，盡量避免讓那些重要事情變得緊急，盡可能快的完成那些重要但不緊急的事項(xiàng)。
　　
　　20、一次性解決事情：
　　
　　不要寄希望于把事情留到以后來(lái)處理。每次處理你的郵件時(shí)，問(wèn)自己“我怎么處理這個(gè)東西”，要么做，要么放到日程上，要么轉(zhuǎn)給別人做，要么存檔。
　　
　　21、不要打斷鏈條：
　　
　　用一個(gè)日歷紀(jì)錄你每天的目標(biāo)。把你每天完成了的事項(xiàng)劃上一個(gè)大大的“Ｘ”，這個(gè)鏈條會(huì)一天天變長(zhǎng)，不要讓他斷掉！也就是，不要讓沒(méi)有劃“Ｘ”的日子打斷了你之前堅(jiān)持下來(lái)的成績(jī)。
　　
　　22、回顧：
　　
　　安排一個(gè)時(shí)間用來(lái)檢視這個(gè)星期做了些什么，下個(gè)星期希望做些什么。問(wèn)自己，是否有新的計(jì)劃，現(xiàn)在做的是否讓你更接近你的人生目標(biāo)。
　　
　　23、角色：
　　
　　每個(gè)人在一生當(dāng)中都會(huì)扮演幾個(gè)不同的角色。例如，我可以是一個(gè)老師，學(xué)生，作家，繼父，伴侶，兄長(zhǎng)，兒子，叔叔，人類學(xué)家，等等。理解每個(gè)不同的角色，學(xué)著把他們各自區(qū)分開(kāi)來(lái)有助于你保持各個(gè)角色的平衡。為不同的角色制定目標(biāo)，并讓你的這個(gè)目標(biāo)與其他角色的目標(biāo)保持一致。
　　
　　24、文思泉涌：
　　
　　這種狀態(tài)是指當(dāng)你極其專心在某件事情上的時(shí)候，你甚至沒(méi)有感覺(jué)到時(shí)間的流逝，而同時(shí)工作就順利完成。這種狀態(tài)很難通過(guò)有意識(shí)的引發(fā)，但是你可以自己創(chuàng)造引發(fā)這種狀態(tài)的條件，不如一段不受打擾的時(shí)間，不分心，心境平和。
　　
　　25、現(xiàn)在就做：
　　
　　用現(xiàn)在就做這句話來(lái)跟“拖沓”宣戰(zhàn)。只給自己60秒的時(shí)間來(lái)做決定，當(dāng)下決定如何解決生活中遇到的事情，即使你還不是很確定也要嘗試著做決定。然后，一直前進(jìn)。
　　
　　26、時(shí)間紀(jì)錄：
　　
　　律師需要紀(jì)錄下他們一天里所做的事情，以及做這件事情用了多久的時(shí)間并以此來(lái)跟客戶收費(fèi)和做出解釋。你也應(yīng)該對(duì)自己解釋清楚，所以記錄下你真正花了多少時(shí)間在某件重要事情上。
　　
　　27、有組織地拖：
　　
　　一種認(rèn)識(shí)和利用拖沓傾向來(lái)完成事情的戰(zhàn)術(shù)。避開(kāi)在列表最上面的待辦事項(xiàng)，先做那些看起來(lái)簡(jiǎn)單點(diǎn)、不那么重要的事情，這樣使得“拖沓”也變得有成效些了。然后就是用緊迫的截至日期和嚴(yán)重的后果讓那些頂端的事項(xiàng)變得緊急。（名人名言  www.lz13.cn）但是，當(dāng)然，并不是所有的都那么緊急。有組織地拖，要求很高的自欺技巧，幸好，拖拖們都精于此道。
　　
　　28、個(gè)人使命宣言：
　　
　　寫一份個(gè)人使命宣言，并以此作為設(shè)定目標(biāo)的指導(dǎo)。經(jīng)常反省你的這個(gè)工作或目標(biāo)是否讓你離你的大目標(biāo)更近。如果沒(méi)有的話就劃掉她。周期性的回顧和修正你的使命宣言。
　　
　　29、向后策劃：
　　
　　一種從目標(biāo)返回來(lái)到行動(dòng)步驟的策劃技巧。首先在心中確立要達(dá)成的目標(biāo)，需要哪些可用資源去達(dá)成，然后又需要哪些資源去達(dá)成達(dá)成目標(biāo)的條件，而這寫東西又需要什么東西去達(dá)到，等等，一直反推到我們擁有的可以馬上使用的東西。這就是我們的下一步。
　　
　　30、戴上耳機(jī)：
　　
　　戴上耳機(jī)你就能給自己一點(diǎn)私人的空間。人們通常不會(huì)隨隨便便打斷帶著耳機(jī)的人。注意：戴上耳機(jī)之后，聽(tīng)不聽(tīng)音樂(lè)是由你自己選擇的——反正只有你自己知道。
　　
　　31、寫下來(lái)：
　　
　　不要太依賴你的記憶力。把你要做的事情寫下來(lái)，像是日程啊，任何你涉及到的事情，一閃而過(guò)的點(diǎn)子，這樣的話你就可以不用擔(dān)心忘掉。把你的大腦用來(lái)思考，用紙或者電腦來(lái)記錄。
　　
　　32、零碎時(shí)間：
　　
　　就是我們等公交車，排隊(duì)，等待開(kāi)會(huì)的那一小段時(shí)間。列出一些可以在五分鐘內(nèi)完成的任務(wù)，或者帶本書去讀，或者帶點(diǎn)工作可以做，反正就是盡量用這些空余時(shí)間。
　　
　　33、單個(gè)任務(wù)：
　　
　　我們總把自己想成可以同時(shí)完成多項(xiàng)任務(wù)，事實(shí)上我們不能。當(dāng)我們處理多任務(wù)的時(shí)候，實(shí)際上是把時(shí)間切碎并在多個(gè)任務(wù)上快速切換。由于通常需要花上一段時(shí)間才能真正進(jìn)入狀態(tài)（研究證明長(zhǎng)達(dá)２０分鐘），結(jié)果工作成效更差，相比我們一件一件得做。
　　
　　34、習(xí)慣：
　　
　　通常指當(dāng)我們做日常工作時(shí)采取的看待回應(yīng)世界的方式。檢視你的習(xí)慣并問(wèn)自己它傳達(dá)了你跟外界的一種什么樣的關(guān)系，以及需要如何改變來(lái)創(chuàng)造一個(gè)可讓你達(dá)到目標(biāo)的世界觀。
　　
　　35、扳機(jī)：
　　
　　放些提示牌在周圍幫助你記得，并形成一個(gè)好的習(xí)慣。例如：把要還圖書館的書放在門口，這樣你就不會(huì)由于看不見(jiàn)它而忘記還了。
　　
　　36、整潔：
　　
　　混亂都是由東西不在合適的位置引起的。完全的一層不染也沒(méi)有必要，像有些人有非常非常整潔的辦公空間卻不能完成一件事情。當(dāng)你需要的時(shí)候能夠很容易的找到，不需要打斷你的工作流程專門停下來(lái)找這件東西?，F(xiàn)在就找出你工作中或者生活中的混亂，然后糾正它。
　　
　　37、想象你的未來(lái)：
　　
　　想象你已經(jīng)完成你的目標(biāo)，那時(shí)你的生活是什么樣子的？你是你所希望的樣子嗎？如果不是，重新考慮你的目標(biāo)。如果是的話，請(qǐng)想象你達(dá)到那里的過(guò)程。這樣你就有了計(jì)劃了，把他寫下來(lái)然后執(zhí)行。
　　
　　38、記事本：
　　
　　多個(gè)文件夾，分別標(biāo)出1-31號(hào)和一月到十二月，用來(lái)提醒我們?cè)谔囟ㄈ兆有枰龅氖虑?。例如，如果你要?.23旅行，你最好把你的行程、機(jī)票和其他的資料放進(jìn)三月的文件夾里面。在每月初，就把前一個(gè)月的文件夾往后移。在三月一號(hào)，最好就把你的旅行資料放到23的文件夾里。每天，都把昨天的文件夾移到后邊去。這樣在23號(hào)這天，23號(hào)的文件夾就會(huì)出現(xiàn)在最前面了，而你需要的東西就放在那里。
　　
　　39、未做事項(xiàng)：
　　
　　未做事項(xiàng)的清單——有利于幫你發(fā)現(xiàn)導(dǎo)致你成效不高的原因，比如打在線游戲。
　　
　　40、模板：
　　
　　為經(jīng)常做的重復(fù)性工作建立模板，比如郵件、客戶回信、更新博客，等等。
　　
　　41、確認(rèn)單：
　　
　　當(dāng)策劃大項(xiàng)目的時(shí)候，做一個(gè)確認(rèn)清單，這樣你就不會(huì)由于太忙而忘掉一些步驟。并把這些確認(rèn)單留好，你下次做類似事情的時(shí)候可能用到。
　　
　　42、懂得拒絕：
　　
　　學(xué)會(huì)對(duì)新的委托、打擾、任何事情說(shuō)“不”，這是讓你集中在自己項(xiàng)目上的一項(xiàng)重要技巧。
　　
　　43、時(shí)間安排上的先后：
　　
　　首先安排好你的娛樂(lè)節(jié)目和你的生活。然后再把完整時(shí)間段的工作填充到之前安排好的空隙中。做完之后記得把這些寫進(jìn)你的日程安排中。在高質(zhì)量的工作之后給自己一個(gè)小小的獎(jiǎng)勵(lì)吧。
　　
　　44、清理：
　　
　　經(jīng)常檢查你正在做的事情，把那些不能幫助你達(dá)成目標(biāo)或是總浪費(fèi)你時(shí)間、精力的去掉。
　　
　　45、一砣：
　　
　　把你搜集到的東西盡量集中放在幾個(gè)地方。理想狀況是放在一起。很多人看到他們需要考慮的東西都放在自己前面的時(shí)候都會(huì)感受到無(wú)比的安慰，不管這砣東西看起來(lái)多大。
　　
　　46、50-30-20：
　　
　　把你工作日50%的時(shí)間用在推動(dòng)你的長(zhǎng)期、人生計(jì)劃上；30%花費(fèi)在中期目標(biāo)（兩年左右）上，剩下的20%的時(shí)間花在那些只可能在將來(lái)90天影響你的事情上。
　　
　　47、計(jì)時(shí)器：
　　
　　告訴你自己，你將在一定的時(shí)間里只專注在你的一件事情上。設(shè)定一個(gè)計(jì)時(shí)器（用廚房的計(jì)時(shí)器或是電腦上的倒數(shù)計(jì)時(shí)器），然后專心做事。當(dāng)計(jì)時(shí)器走完的時(shí)候，你也完成了，然后轉(zhuǎn)到下個(gè)項(xiàng)目。
　　
　　48、將就：
　　
　　允許自己失敗。釋放在項(xiàng)目開(kāi)始時(shí)事事追求完美的壓力。告訴自己你會(huì)會(huì)過(guò)頭來(lái)修正這些問(wèn)題，但現(xiàn)在暫時(shí)就這么著吧。
　　
　　49、跟自己對(duì)話：
　　
　　每個(gè)星期給自己安排一段時(shí)間。想想你自己的工作狀態(tài)：什么上軌道了，什么還沒(méi)有；我犯了什么錯(cuò)了嗎？我可以做些什么改變？讓你自己了解自己。
　　
　　50、（空白）：
　　
　　這個(gè)單子很長(zhǎng)，但并非盡善盡美。這最后一個(gè)空白就是留出來(lái)讓你自己填寫的。